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Política de privacidad

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CAPÍTULO PRIMERO

DISPOSICIONES GENERALES

1.1 Responsable del Tratamiento

INVERSIONES HOTELERAS ROSALES S.A, en adelante HOTEL ROSALES PLAZA, actuando como Responsable del Tratamiento de la información personal, y, en cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales, 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios, se identifica a través de los siguientes datos:


Razón Social INVERSIONES HOTELERAS ROSALES S.A

NIT 830.087.832-6

Dirección Av. Calle 72 No. 5-47, Bogotá.

Correo electrónico financiera@hotelrosalesplaza.com

Teléfono (1) 3171100

Página web www.hotelrosalesplaza.com

1.2 Definiciones

A continuación, se relaciona las siguientes definiciones para una comprensión adecuada de la presente política:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable

1.3 Objetivo y alcance de la Política

La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en sus bases de datos y en archivos físicos y electrónicos. La Política de Tratamiento de Datos Personales, establece los lineamientos que HOTEL ROSALES PLAZA lleva a cabo para el tratamiento de los datos personales, mecanismos para ejercicio del derecho de hábeas data, así como las finalidades, medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal.

1.4 Titulares a quien va dirigida la Política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, está dirigida a:

A. Huéspedes

B. Empleados

C. Clientes

D. Proveedores

E. Contratistas

F. Encargados de la Información

G. Cualquier titular de la información, ya sea actuando a nombre propio, o como representante legal, que con ocasión, a las actividades que realice, se encuentre vinculado con HOTEL ROSALES PLAZA, se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas.

1.5 Cumplimiento Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, y la Sentencia C-748 de 2011 y demás normas que la modifiquen, complementen o adicionen.

CAPÍTULO SEGUNDO

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

2.1 Bases de Datos Personales

HOTEL ROSALES PLAZA, tiene diferentes tipos de bases datos personales, tanto físicas, como digitales, y se encuentran agrupadas en diferentes tipos de categorías, como pueden ser sin limitarse a ellas: Huéspedes, Clientes, Recursos Humanos, Proveedores, inversionistas y Videovigilancia.

2.2 Finalidades de la Recolección de la Información Personal

HOTEL ROSALES PLAZA recolecta datos personales de carácter público, semiprivado, sensible y de Niños, Niñas y Adolescentes. Las finalidades de la recolección de información personal por parte de HOTEL ROSALES PLAZA son las siguientes:

Respecto de los datos personales de nuestros huéspedes y clientes:

• Gestión de clientes, ejecución del servicio de reserva, así como modificaciones, cancelaciones, cambios y los reembolsos asociados a la misma, facturación, método de pago, prestación de servicios adicionales que ofrece HOTEL ROSALES PLAZA.

• Registro y gestión de huéspedes, facturación, relación para la prestación de servicios, contabilización y periodos de permanencia, contacto vía telefónica y por mensajería, envió de información publicitaria, encuestas de opinión y cumplimiento de obligaciones legales.

• Gestión de usuarios, para la difusión y comercialización de servicios, así como actividades al interior de HOTEL ROSALES PLAZA.

• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas por HOTEL ROSALES PLAZA con sus clientes al momento de adquirir nuestros servicios y productos y, en particular, gestionar lo relativo a su registro hotelero y atención durante el hospedaje.

• Gestión de estadísticas internas, atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR) Fidelización de clientes, Envío de comunicaciones.

• Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios ofrecidos por HOTEL ROSALES PLAZA.

• Enviar información sobre ofertas relacionadas con los servicios que ofrece HOTEL ROSALES PLAZA y sus compañías vinculadas.

• Evaluar la calidad del servicio.

• Gestionar información proveída por terceros para el adecuado desarrollo de la actividad comercial de HOTEL ROSALES PLAZA como lo son las denominadas agencias y aliados hoteleros.

• Dar respuesta a organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.

• Registrar sus datos personales en los sistemas de información de HOTEL ROSALES PLAZA y en sus bases de datos comerciales y operativas.

• Verificar el acceso a las instalaciones al HOTEL ROSALES PLAZA y establecer medidas de seguridad, incluyendo zonas de videovigilancia.

Respecto de los datos personales de nuestros empleados, proveedores y contratistas:

• Gestión de la información financiera, comercial, crediticia, así como manejo de tesorería, aspectos administrativos, manejo de proveedores y contratistas, clientes y en general información para el manejo comercial de HOTEL ROSALES PLAZA.

• Procedimientos administrativos, Administración de Sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios, Desarrollo operativo.

• Gestión de la nómina, periodos de ingreso y retiro de la empresa, formación y capacitación, seguridad y salud en el trabajo, hoja de vida del empleado y en general la administración de personal.

• Gestión de Facturación, Gestión Contable, Gestión de proveedores y contratistas, Gestión económica y contable, Histórico de relaciones comerciales, Requerimientos por organismos de control.

• Control de horario, formación de personal, gestión de personal, gestión de trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de personal.

• Gestión contable, fiscal y administrativa: requerimientos por organismos de control, datos privados y sensibles, atención y seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o administrativa

• HOTEL ROSALES PLAZA recolecta datos personales a través de cámaras de seguridad, para proteger y controlar el ingreso y salida de su personal y activos de sus instalaciones.

• Controlar el acceso a las oficinas de la Compañía y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigilancia

• Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;

• Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos dentro de la Compañía, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;

• Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del Empleador y asistir en su utilización;

• Registrar a los contratistas y proveedores en los sistemas de la Compañía y procesar sus pagos;

2.3 Recolección

HOTEL ROSALES PLAZA recolecta información personal a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información se solicita de manera directa al titular.

Los instrumentos que utiliza HOTEL ROSALES PLAZA para recolección de la información, cuentan con todos los requisitos establecidos en la normatividad en materia de protección de datos personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que en cada uno de ellos, se encuentra incorporada la autorización para el tratamiento de los datos personales. Estos instrumentos son:

• Formularios web

• Formularios físicos

• Correos electrónicos

• Sistemas internos para gestión de reservas y servicios

• Sistemas de control de ingresos y salidas

• Página web

• Vía telefónica

• Cámaras de videovigilancia

De acuerdo a la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales, las categorías de datos que tiene HOTEL ROSALES PLAZA, en sus bases de datos, son las siguientes:

• Datos generales de identificación.

• Datos específicos de identificación.

• Datos específicos a la nacionalidad y país de residencia

• Datos relativos al estado civil y/o parentesco en relación con personas menores de edad

• Datos relativo a la Compañía en la que labora y cargo

• Datos biométricos.

• Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial.

• Datos de ubicación relacionados con la actividad privada

• Datos relacionados con la salud de la persona.

• Datos financieros y crediticios (número, entidad bancaria, fecha de vencimiento)

• Datos de información tributaria.

• Datos relacionados con la actividad económica de la persona.

• Datos relacionados con la historia laboral de la persona

• Datos relacionados con el nivel educativo, y/o historial académico de la persona.

• Datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS; IPS; ARL, fechas ingreso/retiro EPS, AFP, etc.

• Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios de las personas

• Datos personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, etc.

2.4 Almacenamiento

El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos, se encuentra en los servidores propios dentro y fuera del país, y en servidores externos de terceros, y cuenta con todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y cuenta con controles de acceso a la información, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.

Por lo anterior, cuando usted nos suministra sus datos personales, nos autoriza la transmisión internacional de sus datos personales a países que se encuentrran en la lista de países seguros de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Paragráfo Primero: En cuanto a imágenes y voz de los titulares, que se capturan a través de las cámaras de seguridad, la duración del almacenamiento es de treinta (30) días calendario, tiempo en el cual, es eliminada dicha información.

2.5 Circulación

Por regla general, HOTEL ROSALES PLAZA no comparte los datos personales que recolecta con terceros e internamente ha dispuesto controles de acceso para el ingreso de sus empleados a los sistemas de información de la empresa, exclusivamente la información que de acuerdo al rol y/o cargo debe conocer el empleado.

HOTEL ROSALES PLAZA tiene contractualmente establecido contratos de transmisión de datos personales y acuerdos de confidencialidad, con aquellos proveedores que en virtud del servicio prestado, deban conocer información personal contenida en algunas de nuestras bases de datos.

PARAGRÁFO PRIMERO: HOTEL ROSALES PLAZA en cumplimiento de disposiciones legales, debe reportar la información personal básica de identificación y contacto de los Huespedes, al Ministerio de Relaciones Exteriores, por lo que en caso de ser un huesped extranjero, se le solicitará de forma obligatoria una copia del pasaporte, en especial, en el registro de ingreso al país, así como los datos biografícos.

2.6 Supresión

La información personal que se solicite con ocasión al cumplimiento de aspectos: legales, contractuales, tributarios, con fines de auditoria, entre otros relacionados, permanecerá almacenada de acuerdo a los tiempos máximos establecidos en la legislación colombiana para su retención.

La supresión de la información personal recolectada en bases de datos, cuyas finales no son obligatorias por ley, se realizará una vez se ha cumplido la finalidad, conforme a las autorizaciones, contratos y/o acuerdos que el titular de la información previamente haya pactado con HOTEL ROSALES PLAZA, no obstante, pueda que alguna información se conserve por fines de auditoria.

2.7 Autorización para el tratamiento de datos personales

HOTEL ROSALES PLAZA solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.

2.8 Medidas de Protección

HOTEL ROSALES PLAZA tiene adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente HOTEL ROSALES PLAZA ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

a. Políticas de Tratamiento de Datos Personales

b. Políticas de gestión de usuarios para el acceso a la información personal

c. Procedimientos de asignación de responsabilidades y autorizaciones en el tratamiento de la información personal

d. Acuerdos de confidencialidad para todo el personal y externos que tienen acceso a la información personal

e. Manual interno de procedimiento para el tratamiento de información personal

2.9 Obligaciones de los Encargados de la Información

Las empresas y/o personas externas a HOTEL ROSALES PLAZA, que en virtud de una relación comercial realice el tratamiento de datos personales por cuenta de HOTEL ROSALES PLAZA, deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización, rectificación de sus datos personales.

2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización para el tratamiento de datos personales informando la finalidad de la recolección, ya sea en los puntos de servicio técnico y/o medios electrónicos y/o digitales.

3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que impida la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, relativa a la protección de datos personales.

5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

6. Cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y sus respectivos decretos reglamentarios, relativos a la protección de datos personales.

2.10 Casos en que HOTEL ROSALES PLAZA opere como Encargado de la Información

En los casos de que HOTEL ROSALES PLAZA opere como encargado de la información, los Responsables de la información deberá solicitar y conservar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte de HOTEL ROSALES PLAZA, por lo que HOTEL ROSALES PLAZA presume que el Responsable de la información, cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que HOTEL ROSALES PLAZA lo requiera, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.

CAPÍTULO TERCERO

DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

3.1 Derechos que le asiste como titular del dato.

El Derecho Fundamental al Habeas Data, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular de datos personales considera que HOTEL ROSALES PLAZA tiene acceso a sus datos personales, esta persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera que HOTEL ROSALES PLAZA está haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva reclamación.

El titular está facultado para solicitar:

A. Actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros.

B. Rectificación y/o corrección de sus datos personales en caso de que se encuentren errados, parciales o induzcan a error.

C. Supresión de sus datos personales de las bases de datos. Se seguirá conservando la información para los fines determinados por la ley.

D. Revocación de la autorización del tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no genere incumplimiento por parte de HOTEL ROSALES PLAZA con otras obligaciones legales, relativas a la permanencia del dato.

3.2 Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos

3.2.1 Consulta

A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato, podrá solicitar a HOTEL ROSALES PLAZA, acceso a su información personal que reposa en las bases de datos.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3.2.2 Reclamo

A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato, podrá reclamar a HOTEL ROSALES PLAZA, alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.

El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta máximo (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que HOTEL ROSALES PLAZA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.

3.3 Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo

Las personas facultadas para solicitar una consulta a HOTEL ROSALES PLAZA, son las siguientes:

a. Los empleados, contratistas, proveedores que han tenido alguna relación con HOTEL ROSALES PLAZA

b. Los Huéspedes y clientes de cualquier servicio.

c. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.

d. En general, a cualquier titular de la información personal que sus datos, reposen en las bases de datos de HOTEL ROSALES PLAZA.

Estos casos, son meramente ejemplificativos y no son exclusivos, ni excluyentes.

3.3.1 Información que debe acreditar el titular del dato

Para efectos de consulta y reclamos, el titular del dato debe acreditar sus datos de identificación como:

a. Nombres completos y apellidos.

b. Tipo y número de identificación.

c. Dirección de domicilio.

d. Teléfono de contacto.

e. Correo electrónico.

f. Brindar la información necesaria para tramitar su solicitud

En caso de que sea un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea valer, soportar o probar dicha solicitud. En caso de que sea un menor, deberá realizarlo con el adulto responsable dicha solicitud, sin que en ningún momento se le niegue el ejercicio de sus derechos.

3.4 Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data

HOTEL ROSALES PLAZA tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data:

A. CANALES ELECTRÓNICOS

a. Correo electrónico: financiera@hotelrosalesplaza.com

b. Página web: www.hotelrosalesplaza.com

B. CANALES FÍSICOS:

a. Dirección: Calle 71 No. 5-34

Estos son los únicos canales que HOTEL ROSALES PLAZA tiene habilitados para las consultas y reclamos por protección de datos personales, por lo tanto, el titular deberá tenerlos presente.

Si alguna área o encargado de la información le llega una consulta o reclamo relativo a protección de datos personales, deberá informarle al titular los canales existentes y en ningún caso, podrá dejar sin respuesta al titular de la información.

El titular debe acreditar y aportar la información que se referencia en el punto 3.3.1 de la presente política.

3.5 Responsable del cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales

El Área Financiera de HOTEL ROSALES PLAZA, es la responsable del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares.

En todo caso, se podrá requerir a otra área de HOTEL ROSALES PLAZA para efectos de verificar el cumplimiento de la normatividad relativa a protección de datos personales.

En caso de cualquier duda respecto a esta política, puede escribir a: financiera@hotelrosalesplaza.com

CAPÍTULO CUARTO

DISPOSICIONES FINALES

4.1 Medidas permanentes

En el tratamiento de datos personales, HOTEL ROSALES PLAZA de manera permanente, verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información y que se obtenga con los requisitos de ley, la autorización del titular para el tratamiento de los datos personales.

4.2 Vinculatoriedad de la Política

Cualquier titular de la información que tenga alguna relación con HOTEL ROSALES PLAZA, deberá acatar la presente política.

Los titulares de la información, diferente a los usuarios finales, deberán cumplir con el manual interno de procedimiento y políticas relativas a la protección de datos personales, dependiendo de cada caso en concreto.

4.3 Cumplimiento de los principios para el Tratamiento de Datos Personales

HOTEL ROSALES PLAZA garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos que se encuentran en posesión de HOTEL ROSALES PLAZA

4.4 Manual interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales

La presente política de tratamiento de datos personales, se articula con el Manual interno de Políticas y Procedimientos para el tratamiento de datos personales, el cual, establece los criterios, requisitos y procedimientos para que se haga efectiva la presente política.

4.5 Fecha de Aprobación de la Política y Entrada en vigencia

La presente política, entra en vigencia el Tres (03) de Agosto del año 2018.


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